第一章  总则

   第一条  为规范学校资产申购和采购行为，配合资产管理、预算和成本控制，提高资金使用效益，促进学校的有序经营和持续发展，特制定本办法。

   第二条  本办法所指资产，是指校内辖属各单位基于自身发展需要所提出的物资、工程或服务项目 (包括购买、租赁、委托、雇佣等类别) 。

   第三条  采购工作应当遵循公开、公平、公正、诚实守 信、科学严谨、注重效率以及维护校区利益等原则。

   第四条  申购及采购工作应在批准的预算金额范围内执行，超出预算的将不予批准及采办。具体要求按各部门预算制度的规定执行。

第二章  申购/采购组织机构

   第五条  校长负责主管领导工作，主要职责包括：

   1．采购政策和采购议案的审批。

   2．对采购项目的预算、立项、审批、撤销或执行情况进行审批，决定一切采购项目的有效性。

   3．项目采购和实施工作的指导和监察。

   4．合同的签字或授权签发。

   5．裁决在项目采购和实施过程中发生的各单位、各部 门之间的职责争议。

   第六条  后勤处设立招采科作为校内整体采办工作。

   第七条  各预算主管部门为校区有效申购部门。各申购 部门负责向招采科提出本部门的申购，要求信息填写明确具体、准确完备。

   第八条  各申购部门需指定专人作为申购联络员 ( 以下 简称申购员) ，并将申购员的姓名、联系方式向招采科报备。申购员是申购部门唯一提交人，申购部门负责人是申购事务的负责人。

   第九条  在符合预算规定的前提下，经招采科审批的申购单，流程中仅限定申购员提交，申购部门主管审批，招采科主管审批。其他部门如需进行申购审批，需向招采科说明审核必要性，审批通过后方可增加。

第三章  采购的方式及标准

   第十条  招采科根据采购需要，按邀请招标 (竞争性谈 判 ) 、单一来源、询价等方式进行采购工作。实施标准如下：

   1．公开招标、邀请招标(竞争性谈判) ：拟采购项目总价在人民币 10 万元(含) 以上的(包括 单件资产和批量购置或一个项目整体购置需求的) 。单个拟采购项目总价在人民币 10 万元以下，但其同类 项 目 以后需要重复采购并且预计采购总额累计超过10万元的。单个拟采购项目总价在人民币 10 万元以下，但具有较强的技术性、专业性或基础性的。属于应急、抢险、维修性质的项目不受以上条件的限制。

   2．单一来源：对于有特殊需求的物资而必须指定某一品牌或者厂家的，可采用单一来源采购方式进行。

   3．市场询价：对于日常的申购物资采购，应采用市场询价采购的方式进行。

   第十一条  根据经批准的需采取公开招标进行采购的项目，对于招标项目设立采购招标委员会 ( 以下简称招标委 员会) ，委员会由招采科组织，委员由招采科、相关部门负 责人、部门选派的专业人员共同组成，参与招标评审工作，主要职责包括：

   1．参与需招标项目方案的审核和调整。

   2．参与商务谈判、投标商评定以及参与后期的项目验收工作。

   第四章  申购的内容及要求

   第十二条  申购单分为物资需求申请单和事项审批单，执行要求根据各部门制度标准中的经费使用要求区分办理。

   第十三条  申购的分类：

   1．集采项目：凡划入《郑州工商学院配置标准》内的有配发标准的物资均需按照配发标准的说明进行申购。

   2．专项物资：车辆保险、招生用品、校园文化建设物资、图书期刊、文体活动用品、教育教学活动用品、实验器材及耗材、用于教学管理的软件、专业教室、实验室、教具， 公车购置及油标核定，大宗维修及改造项目、保安保洁绿化的外包项目、接待活动等。

   3．日常申购：既不属于集采物资和专项物资申购范围， 但同时又属于学校运行所必须的物资和服务，包括物资、实物租赁、紧急委外维修、委外劳务等，需参照存货管理档案中的编码及规格申购，如存货管理档案中无编码的，需先向资产科申请编码后再申购。

   4．紧急申购：影响师生教学、生活、工作的非可预测性的紧急需求，需求部门可进行紧急申购。申购前需填写《紧急申购申请表》作为申购附件上传，同时分别通知相应审核部门负责人进行审核，招采科根据《紧急申购申请表》中的理由决定是否正常办理审批、记考核办理审批或退回申购。(附件 sheet1：紧急申购申请表)

   第十四条  根据各部门管理要求、 区域不同，申购的类型及时间不同，具体《申购执行标准》。( 附件 sheet2： 申购执行标准)

   第十五条  申购流程与审核要求

   1．申购的标准以各管理部门制定的相应制度为依据， 经费不得超过批准的预算金额。

   2．各管理部门制定的标准及批准的预算金额是申购上限，各需求部门可根据自身实际情况减少申购或不申购。( 除非申购单位提交追加预算申请并补充申购) 。

   3．各需求部门需按照管理部门的相关要求进申购，对于不符合规定的申购，审核部门有权予以退回。

   4．申购部门在申购时需保证附件数据与ERP系统申购数据一致，审核部门依据附件进行审核时若ERP系统申购数据与附件数据不相符导致审批错误的，由申购部门承担责任，并对相关责任人进行考核，申购附件只作为项目允许采购的批准依据，ERP系统申购单中“数量”为申购数量的审核基 础，“申请理由”为购买标准依据。

   5．申购部门提交申购的流程需通过ERP系统提交申购。

   6．ERP申购单中，具体申购内容应符合其所对应的预算科目类型。

   7．ERP审批流中各级申购及审核环节，相关负责人必须由本人操作权限，如环节负责人因离职或调离原因不能承担审批流中的工作，应由其所在部门及时向招采科申请调整，并提供接任者的姓名及通讯方式，对于非本人操作完成的申购或审核工作，招采科有权予以退回，并对相关责任人进行考核。

   8．集采物资审核时间为七天，日常物资审核时间为一天，紧急申购审核时间为申购部门在提出紧急申购后，可直 接通知各环节审批人进行审批，各环节审批人应按照优先处 理方式在半小时内完成审批，审批意见据申请理由进行合理判断予以处理。如各环节审批人无理由不予审批的，申购部门可直接向招采科反馈， 由招采科落实并处理。

   9．各有审批权限的部门需向招采科提供审批时间的标准。

   第十六条  查询与反馈

   1．各申购部门应通过申购系统实时查看申购单的审批情况并告知需求人，对于审批延误的环节应及时催办相应的审批人。

   2．各申购部门若认为招采科存在超期未采办到位的物资，申购部门可依据相应的申购单号反馈至招采科信息组查询落实。

   3．招采科应在约定的采购周期内将当期经过审核的物资、事项采办到位，但其中对于需要定制或有供应周期的，超出约定的采购周期的，招采科应在采购周期内将计划到位的时间告知申购部门，并需在新约定时间内完成采购工作。

   4．招采科对于申购部门反馈的问题应在一天内进行回复。

第五章 采购管理

   第十七条  供应商管理。招采科信息员负责收集合格的供应商资料，建立供应商主数据。在ERP系统内提交客商增加申请并维护。

   第十八条  验收与意见征询

   1．所有采购到位的物资类、费用类均需要进行验收。

   2．在供货期间出现的不合格问题，应进行拒收。若因教学需求无法进行拒收的，可以暂时收取，但需及时与招采科联系，由招采科协调解决，如需求单位与招采科意见不一致的，可由任一方直接向资产科反馈。

   3．对于在供货周期内未进行供货或未按要求供货的情况应尽快通知招采科落实解决，不得自行和供应商协商。

   4．在项目施工期间出现的与合同不相符或与需求不相符的情况，建设监管部门应及时通知乙方停工，并将具体情况告知招采科，由招采科协调解决。

   5．招采科对采购物资的供应意见，各部门需认真、客观地填写使用意见，为招采科对供应商的评价提供依据。凡供应商存在违约行为的，一经落实，由招采科追究其责任并予以回复。

   6．资产科向各部门征求对采购物资的使用意见，对招采科的工作进行评价，对其违规行为追究责任。

   第十九条  其他说明

   凡审批件中需定制的物资未在申购时提供说明附件的，招采科在采购周期内将数量及规格以采购订单形式发送给供应单位，由供应单位与需求部门直接对接确认制作内容，制作开始时间以供应单位取得需求单位签字的定稿开始计算，制作周期以招采科发出的采购订单中说明的时间为准。

第六章 合同的签订、交付、验收及变更 

   第二十条  合同的签订与交付

   1．合同总额在六万元 (含) 以上的必须签订合同，如在六万元以下贰万元以上的，但涉及到质保、安全服务的，可以根据实际需求签订合同。

   2．由招采科督促完成合同的甲乙双方签字及盖章工作，在手续履行完毕后，将合同交付财务部门及项目监管部门，财务部门在盖章时即留存一份。

   3．合同审批及签字盖章流程按校区合同管理的制度要求进行。

   4．对于需进场进行安装的项目，招采科与客户进行合同签订时需同时签订《入场安装施工规定须知》，此须知与合同同时进行交付和存档，严禁以任何理由收取施工方的费用或保证金。( 附件 sheet3：入场安装施工规定须知)

   5．合同签字盖章手续必须在进场日期前完成，如在进 场日期前一日仍未履行完合同签字盖章手续的，需由招采科出具《合同交付表》且说明合同未签订并提供合同交付时间，同时另行告知接收部门合同主要条款，便于配合执行。( 附 件 sheet4：合同交付表 )

   6．校区在确认项目已经进场施工后，事务科需及时向 招采科提供《进场施工确认单》，如未按要求进场且未取得事务科同意的，事务科需及时向招采科进行反馈。

   第二十一条  合同的验收与变更

   1．在项目全部完工后，验收流程参照资产管理规定执行；

   2．在项目(合同或订单) 的实施过程中，需要进行变 更项目或实施标准的，由需求单位向招采科提出，并经招采科确认，且总费用不超预算的，方可按新方案调整，如未向招采科提出而直接通知供应商或施工方的，所增加的部分费用不予结算，并向事务科反馈对责任人予以考核。超出预算的，需提交预算追加申请。

   3．供应商或施工方反馈因现场达不到施工标准，而不能正常施工的，由招采科确认后告知事务科调整施工时间。

   4．如因供应商或施工方不能按约定履行义务的， 由招采科确认后向需求部门提出，并经协商同意后，或更换项目实施方案、或更换项目实施方、并变更合同后再行实施。

第七章  采购纪律与监督

   第二十二条  采购工作应严格按照既定的标准和确定的流程，以及批准的预算开展，禁止任何部门和人员的超范 围、不规范、不正当的申购、采购或越权审批行为。

   第二十三条  在采购工作中，招采科及相关参与人员应恪守职业纪律，树立严明的组织性、纪律性、服务性职业意识，秉持不谋私利、不徇私情、秉公办事的思想作风，遵循科学性、高效性、系统性的工作方法，并以此指导一切采购工作，同时凡与供应商有利害关系的人员必须回避。

   第二十四条  采购合同一经签订，实施部门应当及时配 合供应商完成合同履行，实施期间双方不得擅自变更、中断或终止合同。申购部门、资产管理部门、财务部门应负责检查合同的实施情况，对不认真履约的应按合同约定及时进行处理，招采科有权对合同的实施情况进行监督。

   第二十五条  在申购、采购及实施工作中，各涉及部门若违反本办法规定，出现诸如以下情形，进而导致项目的申购采购与实施工作出现延误或错误的，可给予相关人员处分，损害到学校利益的一并追究经济或法律责任：